Wykorzystanie Narzędzi w Sprzedaży MICE

W sercu Mazowsza znajduje się Hotel który od lat przyciąga gości z całej Polski nie tylko wyjątkowymi wnętrzami i autorską kuchnią. Jest liderem w organizacji wydarzeń MICE, do którego chętnie wracają organizatorzy eventów. Jak osiągnęli taką pozycję?

Dyrektorka sprzedaży Hotelu przez lata zmagała się z wyzwaniami w sprzedaży usług MICE. Procesy były czasochłonne, podatne na błędy, sprzedawcy tracili czas na ręczne przygotowywanie ofert, aktualizowanie kalkulacji, umów i monitorowanie terminów dostępności, co odbijało się na efektywności. Przełom nastąpił, gdy zdecydowali się na wdrożenie systemu do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami dedykowanego branży hotelarskiej i eventowej.

Wdrożenie wymagało przygotowania ze względu na konieczność zmiany nawyków działu sprzedaży i działów operacyjnych. Zmiany adaptacyjne udało się zniwelować dzięki konsekwentnemu podejściu osób zarządzających oraz jasno postawionemu celowi wdrożenia.

Zwiększenie efektywności sprzedaży

Dzięki systemowi Hotel zyskał nowe możliwości i znaczną przewagę konkurencyjną.

Automatyzacja stała się fundamentem efektywności Hotelu. System zwiększył efektywność sprzedawców umożliwiając automatycznie generowanie oferty i umowy. Wcześniej tworzenie oferty dla klienta zajmowało nawet godzinę, teraz kilka minut. Za pomocą narzędzia możliwe stało się też lepsze dopasowanie ofert do potrzeb klientów, co zwiększyło szanse na finalizację sprzedaży.

System CRM umożliwił Hotelowi zbieranie i analizę danych dotyczących wydarzeń i preferencji klientów, co pozwala na lepsze planowanie i organizację eventów. Wgląd do pełnej historii współpracy z każdym klientem, pozwala na bardziej spersonalizowaną i efektywną obsługę. Zespół sprzedaży widzi też ilu klientów w bazie ma nieaktywnych czy ile imprez odrzucił np.
z  braku dostępności i łatwo może wrócić do klientów, których nie udało mu się obsłużyć wcześniej. Ale najważniejsze jest to, że klasyfikacja klientów wg branż, segmentów
i oznaczenie źródeł pozyskania pokazuje nie tylko zagospodarowane rynki, ale wskazuje też błękitne oceany, na które można skierować hotel, aby zwiększyć swój udział w rynku.

Każdy aspekt realizacji wydarzenia jest istotny, dlatego niezwykle ważne jest precyzyjne planowanie. Dzięki narzędziu możliwe stało się automatyczne tworzenie szczegółowej agendy i łatwość jej modyfikacji, a bezpośredni dostęp do niej pozwala działom operacyjnym uniknąć błędów w realizacji. Wydarzenia w Hotelu X są teraz lepiej zorganizowane, co przekłada się na zadowolenie klientów – hotel nie musi już udzielać rabatów ani rekompensować niedociągnięć w realizacji.

Ochrona przed utratą przychodów

Automatyzacja nie tylko przyspiesza procesy, ale również zwiększa ich niezawodność i redukuje błędy ludzkie, takie jak podwójne rezerwacje czy niewłaściwe naliczanie opłat.

Narzędzie wspierające sprzedaż MICE pozwala na bieżąco monitorować dostępność sal konferencyjnych, co umożliwia lepsze zwiększenie sprzedaży i zmniejsza przestoje, a zintegrowane przypomnienia o oczekiwanych płatnościach pomagają w utrzymaniu płynności finansowej.

Dzięki temu Hotel może skupić się na tym, co najważniejsze – na tworzeniu niezapomnianych doświadczeń dla swoich klientów.

Optymalizacja procesów sprzedaży MICE

W Hotelu łatwe stało się śledzenie całego procesu sprzedaży, od zapytania ofertowego po finalizację kontraktu, co umożliwia identyfikację słabych punktów i ich eliminację.

Sprzedawcy i zarządzający mają wgląd w historię współpracy z dostawcami i partnerami, takimi jak  dostawcy sprzętu AV czy atrakcji, dzięki czemu mogą ustalać  lepszze warunki współpracy i generować oszczędności.

Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym i raportom dyrekcja hotelu może weryfikować prognozy przychodów, co pomaga w planowaniu finansowym i strategicznym.

Wskaźniki w Sprzedaży MICE: klucz do Sukcesu

W Hotelu ważne stało monitorowanie różnych wskaźników w sprzedaży MICE. Dyrektorka na bieżąco śledzi i analizuje kluczowe wskaźniki takie jak:

– wskaźnik konwersji zapytań na rezerwacje

– średnia wartość zamówienia MICE, aby ocenić, jakie typy wydarzeń są najbardziej opłacalne

– sezonowość – jej analizowanie w sprzedaży MICE pomaga w optymalizacji cen

Hotel przygotowuje się do etapu II – zarządzania kosztami organizacji wydarzeń, aby kontrolować rentowność poszczególnych eventów i ocenić, które z typów imprez są dla niego najbardziej opłacalne.

Podsumowanie

Historia sukcesu Hotelu pokazuje wagę wykorzystania nowoczesnych narzędzi w sprzedaży MICE. Automatyzacja pracy, zarządzanie relacjami oraz precyzyjne planowanie wydarzeń to tylko niektóre z obszarów, w których narzędzia np.: Horeca Idea mogą przynieść znaczące korzyści. Monitorowanie wskaźników sprzedaży pozwala na podejmowanie świadomych decyzji, ciągłe doskonalenie i dostosowywanie strategii do zmieniających się warunków rynkowych.

Dziś tylko ci, którzy potrafią efektywnie zarządzać swoimi zasobami i dostosowywać się do potrzeb klientów, mają szansę na trwały sukces. Wspomniany Hotel jest tego doskonałym przykładem.